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もうメールで悩まない!

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ビジネスメールの書き方で悩んでいませんか?

現在,最も主要なビジネス上のコミュニケーションは「メール」です。FAXが姿を消しつつある今,口頭と電話を除けば,やりとりのほぼ全てがメールに集約されています。メールはビジネスに欠かせない最も重要なツールになりました。そのため,日々の仕事の中で悩みの種になりがち。

なんて書けばいいのかわからず時間を浪費してしまった。メールが意図通りに伝わらず,結局先方にうかがって問題を解決した。相手を怒らせてトラブルになってしまった……。こういった経験は誰しもあるでしょう。なぜメールが上手く書けないのか。それは「正しいメールの書き方」を知らないからです。

ビジネスメールの書き方には正解がある

メールはビジネスコミュニケーションの主要な手段にもかかわらず,教育は多くの企業や官公庁では重視されていません。ごくごく初歩的な研修をするか,現場の指導か,あるいは一切ないというかたちです。

メール軽視の企業姿勢は現場を悩ませます。実際はとても大事なコミュニケーションツールなのに,誰も教えてくれません。なかなかうまくメールが書けず悩んでいても,周りにも聞きづらいし,他の人のメールのやりとりが見えるわけではないから誰かの真似をするわけにもいかないしと八方塞がりです。

こういった場合多くは失敗を重ねながら,自己流でメールの技術を身に着けていきます。しかしながら,自己流では時間がかかり,非効率です。

ビジネスメールには実は「正解」があります。それさえ知っていれば,効率的にやりとりできるようになるのです。

悩む前にルールを知る

メールには,実は数多くの実践からすでに「正解」と呼ぶべきルールが存在しています。

すべてのメールは基本的に同一の構成(宛名や名乗りなどのパターン)であること,メールにはきちんと署名を設定すること,メールの頻出ミスと対応策など……,多くの知見がまとまっているのです。

こういったスキルを身につければ,時間がかかっていたメールの処理を確実に高速化できます。

メールは毎日意識せず使うため,軽視しがちな人もいます。しかし毎日使うからこそメールの技術を向上させることが重要なのです。メールにかける時間を1日10分削れれば,それだけで月に3時間分以上の時間の創出につながります。毎日使うものだからこそ,スキルを少し向上させるだけで生産性は大きく向上します。

正解を知っていればメールはもっと早く書ける

近年はビジネス向けのチャットなども登場しましたが,未だに利用規模ではメールが一番人気。今後も,メールがビジネスシーンの主要なコミュニケーションツールとして利用されていくことは間違いありません。普段あまり意識しないメールのスキル,身につければすぐに役立つ上に一生モノです。

伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方ではメールの基本的な書き方から,調査で明らかになった10大ミスとその対策,さらには相手からきちんと返信がもらえるメールなどの職場で役立つテクニックを紹介しています。この一冊なら網羅的かつ最短で学べます。

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