PyCon JP 2015の作り方

第2回 事務局チーム:参加者管理,スポンサー対応,デザイン等

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こんにちは。メディアチームの今津です。

PyCon JP 2015 では,現在4つのチームに分かれて様々な準備を行っています。この連載では,各チームがどのようにPyCon JP 2015を作っていっているのかを,それぞれの目線でご紹介していきます。

第2回目は,事務局チームについてご紹介します。

事務局チームの役割

PyCon JP 2015 事務局チームの吉田です。

カンファレンスを開くのに一番大切なのはコンテンツ(プログラムチーム)と場所(会場チーム)⁠告知(メディアチーム)であると考えています。事務局チームはそれ以外の一切を行うことで,これも一つの大きな役割だと思っています。具体的な役割は,大きく以下の内容になります。

  • 参加者の方々の登録,当日の受付や遠方からの来場者への費用支援に対応するなどの参加者管理
  • スポンサーの方々にスポンサード,出展いただくのに対応するスポンサー対応
  • イベントのロゴやサイト,冊子に使用されるイラストを作成するデザイン
  • Tシャツやストラップなどの来場者へのノベルティの準備
  • イベントの収入と支出全てに関係する会計

この中からいくつか紹介します。

参加者管理のタスク

参加者管理のタスクはPyCon JPに参加される方全てに関わるタスクとなるので範囲が広いです。

外からは結構見えにくいタスクですが,全体を見て対応する必要があるので,やりがいのあるタスクです。一般で参加される方,スピーカーの方でおよそ500人,それにスポンサー,業者の方,スタッフを含め600人以上にスムーズに参加していただけるようにそれぞれ準備をしています。

一般で参加される方への参加窓口の案内が大きなタスクとしてあります。connpassのページを用意し,その詳細説明用のページをPyCon JP 2015のサイトに準備します。

今年はチケットの種類が,昨年の4種(Patron,通常早割,通常,学生)に比べて7種(Patron,Business,Business早割,通常早割,通常,学生パーティ有り,学生パーティ無し)と増やしました。昨年の開催後の参加者からのアンケートや座長の鈴木たかのりさんからの要望等に対応して今年はこのように増やしています。

これらチケット種類の金額,差別化,それぞれの枚数について設計することも参加者管理の大事なタスクです。例えば今年増えた学生パーティ無しチケットは,昨年の参加者アンケートの要望から今年試行してみようとのことで実施しています。学生チケットの枚数についてはPatronおよびBusiness参加者の数に応じて徐々に増えるように準備しています。ご支援いただけるとありがたいです。

また,他のチームや担当者との連携も必要です。スピーカーについてはプログラムチームとの連携,スポンサーについては事務局スポンサー担当と連携する必要があります。それぞれに合わせた受付の体制を準備するためにお互いの情報をやり取りし,準備をしています。これはスピーカー,スポンサーでそれぞれに窓口を分けて効率的に受付対応するために実施しています。

その他,PyCon JPでは遠方からの来場者のために遠方支援制度(フィナンシャルエイド)による交通費の補助を行っています。これは海外や国内でも遠方から参加を希望する方やスピーカー,学生の交通費による参加ハードルを下げるため実施しています。今年は学生チケットと遠方支援制度については基本的にPatronおよびBusinessで参加される方の支援で対応するように設計しています。それにより遠方支援制度の人数,金額についてはそれぞれおおよその見込みからの予算がありますが,昨年の例では希望者が多かったために予算を調整し,トータルの人数,金額を増やしました。遠方からの熱意のある方を支援する仕組みですので,活用していただければと思います。

カンファレンス当日は受付が最大のタスクです。参加者の皆さんをできるだけスムーズにカンファレンスに参加いただけるよう考えています。昨年は9:00から入場開始で500人弱を20分ほどで受付を行い,9:30からの基調講演に余裕をもって皆さん参加いただけました。今年もスムーズに参加いただけるように今から検討,設計しています。

写真1 昨年の受付の様子

写真1 昨年の受付の様子

著者プロフィール

今津紀子(いまづのりこ)

Web系企業とか伝統肉系NPOとかに所属しているジビエ愛好家です。クリエイティブなことは一切できません。今欲しいものは第一種銃猟免許。二種でもいい。PyCon JPスタッフ歴も4年目となりましたが,まだまだ新人気分で日々を過ごしています。

Twitter:@RicoImazu


吉田俊輔(よしだしゅんすけ)

PyCon JP 2015副座長(事務局)です。

関東近郊のOSSコミュニティに参加。イベント参加/出展や,地方のOSS系イベントに合わせて旅行し温泉地巡りをしています。

最近はネット環境の充実した宿が多いので、自宅より? タスクが捗ります。

Facebook:吉田俊輔

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