PyCon JP 2015の作り方

第2回 事務局チーム:参加者管理,スポンサー対応,デザイン等

この記事を読むのに必要な時間:およそ 2.5 分

スポンサー対応のタスク

スポンサーの皆さんにPyCon JPに協賛(スポンサード)いただく際のタスクを行います。スポンサードいただく際の種類やそのメリットの設計をすることも大事なタスクです。

会場や日程が決まったら出来るだけ早くスポンサー募集についてお知らせし,スポンサーの皆さんにスムーズに準備いただけるようにしています。スポンサーの募集は昨年などのPyCon JPのスポンサーの皆さんに連絡を行ったり,Webサイト等で告知することにより応募いただくことが主ですが,スタッフ経由で興味のありそうな企業に個別に打診することもあります。

昨年参加いただいた各企業からのフィードバックを考慮し,今年度は下記2点の変更を行いました。

  • Silverスポンサーの企業は常設ブースおよびジョブフェアのいずれかのみに参加できる権利がある
  • Silverスポンサー向けに,常設ブースもしくはジョブフェアの早期確定プランを設置

これは,GoldプランとSilverプランの違いをより明確にし,Goldプランに参加いただく企業によりメリットを感じていただくためです。また,昨年までSilverプランでは開催の直前まで常設ブースおよびジョブフェアの参加を確定することができませんでした。そこで,お申し込みの時点で常設ブースもしくはジョブフェアの参加を確定させることができるオプションプランを設計しました。これによって,⁠常設ブース(もしくはジョブフェア)に参加したい!」というSilverスポンサーの企業のご要望にお応えすることができるようになりました。

写真2 昨年のジョブフェアの様子

写真2 昨年のジョブフェアの様子

PyCon JPの開催も回を重ねているせいか,非常に嬉しいことに今年度はスポンサー募集開始から約2ヶ月,4月の時点で昨年よりも多くの企業にスポンサー参加の確定をいただきました。そのため,例年より早く5月にスポンサーミーティングを実施しました。PyCon JPでは毎年,事務局スポンサー担当とスポンサー企業でイベント内容の説明やご意見,ご要望を交換する機会として設けています。これは,各社スポンサー担当者間の横の繋がりを持っていただくこと,そしてなによりもスポンサー企業と共により良いイベントを作り上げることを目的にしています。今年のミーティングでも,参加企業の皆さんから様々なご意見やご要望をいただきました。すべてのご要望にお応えすることは難しいですが,より良いイベントにするためにスポンサー担当で検討することも重要な役割です。スポンサーミーティングは今後も7月,8月に開催を予定しています。スポンサードにご興味ある方よろしくお願いします。

その他,現在の主なタスクとしてスポンサーの皆さんのロゴや説明文を,Webサイトや冊子に掲載しています。これらのやりとりを,2013年以前はメールベースで行っていました。およそ30社のスポンサーの皆様とやりとりするのはお互いに大変でした。昨年からはWebシステムを更新し,Symposionというシステムを利用し,スポンサーの皆さんにIDを配布し,ご自身で情報の登録,更新を出来るようにしました。これにより,年々増えているスポンサーの皆様(昨年は38社)とスタッフ,お互いの負荷が軽減されスムーズな対応が出来るようになりました。

デザインのタスク

PyCon JP 2015のイメージを決めるタスクです。ロゴやサイトのデザイン,冊子やTシャツなどのノベルティのデザインを行います。毎年開催告知だけのページをまず準備しているので,それに必要なロゴから準備を始めます。実は今年のロゴは昨年のロゴに比べて若干修正しています。気づいた方はいらっしゃるでしょうか?

写真3 ロゴの変遷

写真3 ロゴの変遷

デザインチームは今年始め,まずこのあたりからタスクを始めました。

その後,プログラムチーム中心で決まってきた今年のテーマ(Possibilities of Python)を元に,イメージ案を作成していきました。

写真4 イメージ案の作成中

写真4 イメージ案の作成中

デザインチーム内で複数のデザイン案を作成し,スタッフ内で投票を行い,最終的なデザインを作成しています。結果今回は宇宙と宇宙船をイメージしたデザインとなり,本番サイト用のデザインを準備したうえで公開しました。

写真5 最終的なデザイン

写真5 最終的なデザイン

このようにデザインチームはサイト準備のためWebチームと連携して活動してきました。今後は冊子やTシャツなどノベルティのデザインが大きめなタスクとしてあります。

カンファレンス当日は大きなタスクはないのですが,昨年の例では案内板にその場でイラストを書いて海外からの参加者にも注意事項が分かるようにするなどしました。今後も様々な活動でPyCon JPをサポートしていきます。

事務局全体など

PyCon JPは,国際色豊かなイベントとなっており,海外からも多くの参加者がいます。上記の事務局で準備するWebサイトのページやML等での連絡内容は原則として日本語,英語両方を準備しています。

ビザ申請に必要な書類を提供することもあります。参加者だけでなく,スポンサーにも海外の企業からの申込みがあります。これらのやり取りはメールを使って行っていますが,もちろん英語でやりとりすることになります。英語が堪能なスタッフと協力しながら対応しています。

このように事務局では多くのタスクがあり,チーム内および他のチームの関連するタスク項目も多く,結構やりがいのあるチームとなっています。スタッフはお互いに本業もあり忙しいこともありますが,毎月の事務局チームのOnlineミーティングの開催とスタッフ全体作業日で,お互いにフォローしあって進めています。

こんな感じで頑張っていますので,皆さん参加PyCon JP 2015 への参加登録 | PyCon JP 2015 in TOKYOよろしくお願いします。

まとめ

メディアチームの今津です。

このように,事務局チームはカンファレンス運営全体と私たちスタッフを全力でサポートしてくれています。

次回は,プログラムチームの準備を担当者に紹介してもらう予定です。それでは,次回の更新をお楽しみに!

著者プロフィール

今津紀子(いまづのりこ)

Web系企業とか伝統肉系NPOとかに所属しているジビエ愛好家です。クリエイティブなことは一切できません。今欲しいものは第一種銃猟免許。二種でもいい。PyCon JPスタッフ歴も4年目となりましたが,まだまだ新人気分で日々を過ごしています。

Twitter:@RicoImazu


吉田俊輔(よしだしゅんすけ)

PyCon JP 2015副座長(事務局)です。

関東近郊のOSSコミュニティに参加。イベント参加/出展や,地方のOSS系イベントに合わせて旅行し温泉地巡りをしています。

最近はネット環境の充実した宿が多いので、自宅より? タスクが捗ります。

Facebook:吉田俊輔

コメント

コメントの記入