PyCon JP 2015の作り方

第4回(最終回) 会場チーム編:会場,ネットワーク,ランチ,おやつ等

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こんにちは。メディアチームの芝田です。

PyCon JP 2015では,スタッフが4つのチームに分かれて様々な準備を行っています。この連載では,各チームがどのようにPyCon JP 2015を作っていっているのかを,それぞれの目線で紹介してきました。今回は会場チームについてご紹介します。今回がいよいよ最終回です。

PyCon JP 2015の開催日も近づいてきました。参加登録がまだの方は,ぜひ下記のイベントページからお願いします。

会場チームの役割

PyCon JP 2015会場チームの水野です。会場チームでは,主にPyCon JPのハード部分を担当します。その名の通り会場を決めるのがまず一番大きな作業ですが,それ以外にランチや備品の手配,会場側との折衝等,参加者の方々がストレスなくPyCon JPを楽しんでいただけるよう,諸々環境を整えるのが役目です。

また,今回は会場内にネットワークを引く必要があるため,会場チーム内に結成されたNOCチームがネットワークの構築と当日の運用を行います。

よく誤解されているのですが,イベント前日の準備や片付けは会場チームだけではなくスタッフ総出で行うため,むしろ当日までの手配や準備がヤマになります。裏方の作業ではありますが,最も目に見える形でイベントを作っていける場所でもあります。

会場わりふりの話

PyCon JP 2015座長の鈴木たかのりです。ここでは会場チームを中心に,PyCon JP全体で会場のわりふりをどのように決めているのかを説明します。

カンファレンス会場にはさまざまなエリアが存在します。PyCon JP 2015で使用するプラザ平成にはざっと書き出すと以下のようなエリアが存在します。

プラザ平成の会場内のエリア

フロア 場所 備考
1F エントランスホール
3F 3Fホワイエ 奥にバーカウンター
国際交流会議場(479席) 控室が5つ(3F3つ,4F2つ)
メディアホール(102席) 控室が2つ
4F 会議室1(60席)
会議室2,3(36/36席)
会議室4,5(18/12席) 連結が可能
4Fホワイエ

国際交流会議場

国際交流会議場

3Fホワイエ(右手奥にバーカウンター)

3Fホワイエ(右手奥にバーカウンター)

これらのエリアをPyCon JPの各イベントで使用するわけですが,どの時間帯になんの用途で誰(どのチーム)が使用するのかをあらかじめ決めておく必要があります。当然ですが,会場の利用時間には,準備や片付けなども含まれます。また,それぞれの利用時間には利用料金がかかるので,無駄に借りないように考える必要もあります。そのような付加的な情報も含めて,会場のわりふりを行っていきます。

今年は7月13日(月)に座長(筆者)⁠副座長(会場,プログラム,事務局)全員が集まって会場の使い方についてミーティングを行って認識を合わせました。

ミーティングの事前準備として,各チームごとに要望を以下の観点で書き出してもらいました。ミーティング当日に書き出すと抜け漏れなどがありそうなので,事前に記入してもらいました。

  • 用途
  • 使いたいエリア
  • 時間帯
  • 懸念点

例えば以下の様な内容になります。

  • 用途:ランチ
  • 使いたいエリア:3Fホワイエ中央
  • 時間帯:10月10日(土)⁠11(日)11:30~13:30準備片付け込み(前後30分程度)
  • 懸念点:とくになし

ミーティングでは,最初にそれぞれの要望を全員で確認しました。その後かちあっている個所の時間配分について議論を行い,全体の会場の使い方についてホワイトボードにまとめました。

会場わりふりのホワイトボード画像

会場わりふりのホワイトボード画像

今回は,昨年も同じ会場を使用したため,場所のイメージもついていました。また,プログラムの構成も昨年と大きく変更していないため,場所の使い方や,いつまでに片付けて次に使うチームに明け渡さないといけないかなど,イメージの共有はスムーズに進みました。

あとは具体的な会場の確保する時間をまとめて,会場に再度見積もりを取り,その後申し込みを行って確定させることになります。他にも,議論している中で会場の使い方を少し変更したい個所がでてきたので,それらの宿題をチケットにしてミーティングを終了しました。

このようにして当日スムーズに会場運営ができるように準備をしています。詳細については以下の議事録にもまとめてあるので,興味のある方は参照してみてください。

著者プロフィール

水野真璃(みずのまり)

PyCon JPスタッフ2年生。

Python書かないどころかプログラミングしていなくても入れる太っ腹なPythonボルダリング部(#kabepy)で壁を登っています。

部員の腹は出ていません。


鈴木たかのり(すずきたかのり)

部内のサイトを作るためにZope/Ploneと出会い,その後必要にかられてPythonを使い始める。

現在の主な活動はPyCon JP 2015座長,一般社団法人PyCon JP理事,Python ボルダリング部(#kabepy)部長,Python mini Hack-a-thon(#pyhack)主催,Plone User's Group Japanなど。

共著書に『Plone完全活用ガイド(2008 技術評論社刊)』『Plone 4 Book(2011 Talpa-Tech刊)』『Pythonプロフェッショナルプログラミング 第2版(2015 秀和システム刊)』『Pythonエンジニア養成読本(2015 技術評論社刊)』がある。

趣味は吹奏楽とレゴとペンシルパズル。

Twitter:@takanory

Facebook:鈴木 たかのり

サイト:takanory.net


芝田将(しばたまさし)

明石高専の学生でBeProudアルバイト,Pythonの勉強会akashi.pyを主催。PyCon JP 2015ではメディアチームに在籍。

Pythonが好きで趣味やアルバイトではDjangoを使ってWebアプリを書きつつ,研究ではpandasを利用。

PyCon APAC/Taiwan 2015に参加して,PyCon JPの宣伝をしてきましたが,僕自身はPyCon JPへの参加経験はなく,かなり楽しみにしています。

Twitter:@c_bata_

Facebook:芝田将

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